Der Artikel „Auftaktveranstaltung des Forest Fire Protection Projekts“ berichtet über das erste Transnationale Projekttreffen (TPM) des von Erasmus+ geförderten Projekts

Die Unterstützung der Europäischen Kommission für die Erstellung dieses Inhalts stellt keine Billigung des Inhalts dar, der ausschließlich die Meinung der Autoren wiedergibt, und die Kommission kann nicht für die Verwendung der darin enthaltenen Informationen verantwortlich gemacht werden.

Erasmus+

Inhalt

Vorbereitungen
Aufgaben des Koordinators
Agenda der Sitzung
Zusammenfassung

Auftaktveranstaltung: Vorbereitungen

Als Newcomer-Organisation wissen wir, dass ein Beitrag wie dieser jedenefalls anderen neuen Akteuren in diesem Bereich helfen wird. Betrachten Sie danach jedes Feedback, jeden Kommentar in diesem Beitrag mit den Augen einer naiven Organisation.
Anschließend sollten wir Vorbereitungen überprüfen;

Diese Auftaktveranstaltung ist die erste formelle Sitzung des Projekts.

Was ist bis jetzt passiert? Wir trafen uns erst vor einigen Wochen informell, um uns gegenseitig kennenzulernen und sicherzustellen, dass jeder jedenfalls seine Rolle und Aufgaben versteht.

Wir haben zum Beispiel durch E-Mails und informelle Meetings über die Tools entschieden:

  • Projektkommunikationsplattform wie Slack.
  • Struktur, Thema und Verwaltung der Webseite.
  • Als Partner forderten wir die Doodle-Anwendung sicherlich, um die beste Zeit für alle Partner zu finden. Es ist trotzdem nicht einfach, eine Zeit für eine Gruppe von Menschen zu organisieren. Wir haben deshalb dreimal versucht, eine geeignete Zeit zu finden.

Prüfen Sie zur Klarstellung, was die Partner als Vorbereitung tun werden:

  • Ihre Organisation vorbereiten und vorstellen (einschließlich Ihrer Aufgaben und Rolle in diesem speziellen Projekt).
  • Bereiten Sie vor allem ein Workpackage vor, wenn Sie bald mit einem solchen betraut sind.
  • Senden Sie bald Ihr Logo an den Koordinator (ein transparenter Hintergrund ist für Grafiker sehr hilfreich).
  • Übermitteln Sie Kontaktinformationen, Website und Links zu sozialen Medien Ihrer Organisation.
  • In der Sitzung bereit sein.

Aufgaben des Koordinators

Für uns, L4Y, ist es das erste KA2-Projekt und das erste Kickoff-Meeting. Trotz der von uns in der Türkei bereits gesammelten Erfahrungen, sind KA2-Projekte ganz anders als KA1-Projekte. Jedoch, haben wir trotzdem das Glück, ein Projekt zu koordinieren, das von erfahrenen Organisationen durchgeführt wird. Kurz gesagt, hier sind Aufgabenliste;

  • Vorbereitung der Tagesordnung für die Sitzung,
  • Ein Doodle organisieren, um den besten Zeitpunkt zu vereinbaren.
  • Ist der Termin für das Treffen festgelegt, informieren Sie die Partner per E-Mail und auf Slack.
  • handelt es sich um ein Online-Treffen, klicken Sie auf einen Meeting-Link (wir haben Google Meeting verwendet) und teilen Sie ihn ebenso. Andernfalls müssen Sie Vorkehrungen treffen.
  • Bereiten Sie sowohl eine gedruckte als auch eine digitale einseitige Notiz vor, die alle Informationen des Treffens enthält.
  • Beachten Sie die Zeit während des Meetings.
  • Eines der Teammitglieder die Sitzung moderiert.
  • Fotos/Videos als Beweise machen. Bei Präsenzveranstaltungen ist eine Anwesenheitsliste erforderlich.
  • Erstellung und Ausgabe einer Teilnahmebescheinigung für jeden Teilnehmer.
  • Vorbereitung der Partnervereinbarung (PA)
  • und Timesheets des arbeitenden Personals jeden Monat unter Berücksichtigung der Wochenenden.

Meeting Agenda

Die Sitzung begann mit der Begrüßung durch den Koordinator.

  • Eröffnung: Zur Klärung der Sitzungsregeln; L4Y hielt die Eröffnungsrede
  • Präsentationen der Partner: BOSEV, CESIE, CIP, Growth Coop, KMOP, L4Y, OVAR FORMA und SPEL hielten ihre Vorträge
  • Überblick über das Projekt: (L4Y)
  • Kaffeepause.
  • Verwaltung: (SPEL)
  • Mittagspause.
  • Qualitätssicherung und Bewertung (KMOP)
  • Kommunikation/Verbreitung (Growth Coop)
  • Kaffeepause.
  • R1 ForestFireProtection – Trainingsrahmen (SPEL)
  • Abschließende Kommentare; To-do-Liste; Nächste Schritte
  • Schließung

Auftaktveranstaltung: Zusammenfassung

Zum Schluss lässt sich sagen, dass Sie jedenfalls bei der Organisation eines Kickoff-Meetings viele verschiedene Herausforderungen berücksichtigen müssen. Wenn Sie als Team arbeiten und diszipliniert sind, können Sie es folglich schaffen. Vergessen Sie nicht, unseren Newsletter zu abonnieren. Außerdem können Sie diesen Artikel auf Englisch lesen. Zögern Sie auch nicht, uns zu kontaktieren.

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